5 tipos de herramientas para el Home Office

5 tipos de herramientas para el Home Office

 

Ahora que ya sabes cómo funciona el teletrabajo (gracias a que ya leíste los posts anteriores) , ahora sabes cuáles son sus ventajas, los desafíos y tips para preparar tu espacio, no podemos olvidarnos de traer herramientas indispensables para tu trabajo Home Office.

Después de todo, es en ese periodo que necesitamos de soluciones que conecten varias personas, para trabajar en conjunto en proyectos y actividades. Durante la pandemia del Coronavirus, el propio Google dejó disponible de forma gratuita una serie de herramientas para ayudar a todos lo que están trabajando de casa.

En la práctica, existen soluciones para varias finalidades diferentes. Por eso, creamos una lista para 5 tipos diferentes de situaciones que puedes pasar:

1. Reuniones en línea

Durante el periodo de Home Office, las reuniones planeadas no pueden dejar de ocurrir. Incluso las decisiones más rápidas, que suelen suceder en el ambiente de trabajo entre personas que trabajan lado a lado en la misma mesa, deberán continuar en el ambiente online.

Por lo tanto, es importante que los equipos se comuniquen con frecuencia utilizando herramientas para realizar reuniones en línea. Con las soluciones de videoconferencia, será mucho más simple llevarlo a la práctica.

Las principales herramientas del mercado permiten crear una sala de forma gratuita y, por medio de un enlace de acceso, todos los participantes pueden entrar para participar de las reuniones con audio, video y compartiendo pantalla. Las principales herramientas para videoconferencia que puedes utilizar son:

Zoom

La herramienta Zoom permite crear un ambiente de videoconferencia para compartir varios usuarios en la misma sala. En su versión gratuita este permite una duración máxima de 40 minutos.

Zoom Home Office

Zoom permite la participación desde diversos dispositivos conectados a internet. 

Hangouts Meet

El Hangouts Meet – antiguo Google Hangouts – es la herramienta de Google para hacer reuniones en línea. Por estar integrada al G Suite, el paquete de herramientas de Google, podrás participar de reuniones a partir de un evento creado en la agenda de Google o de una invitación enviada por email.

Hangouts Home Office

 Hangouts Meet es una de las herramientas más utilizadas para reuniones online

2. Comunicación en tiempo real

Manteniendo el enfoque en en la colaboración entre equipos, una de las formas para trabajar bien en Home Office es mantener una comunicación clara con tu equipo y líder usando herramientas que permitan ese intercambio en tiempo real.

La mayoría de las personas suele pasar los días próximos a sus colegas de trabajo en el ambiente compartido de la empresa, lo que significa que la comunicación es mucho más fácil y sin esfuerzo. En el teletrabajo, por su parte, es importante definir bien cómo va a funcionar la estructura.

Es por eso que las herramientas de comunicación son indispensables en este momento. Y las principales que podrás utilizar son:

Slack

Slack es un espacio de colaboración por medio de un intercambio de mensajes. Es la herramienta preferida de las empresas para mantener la comunicación de todos los equipos en un solo lugar. Los participantes pueden crear canales, que funcionan como grupos de intercambio de mensajes, ideales para concentrar la comunicación entre equipos.

Un gran diferencial es su integración con Zoom, Google Drive y otras aplicaciones corporativas.

Slack Home Office

Slack permite la comunicación individual o por grupos

Rocket.Chat

Rocket.Chat es un servidor de conversaciones con funciones similares a Slack. Es una óptima solución para comunidades y empresas que deseen crear su ambiente de comunicaciones individuales o en grupo. Un detalle a tener en cuenta es que esta herramienta posee código abierto.

Rocket Chat Home office

Rocket.Chat es una alternativa para mantener la comunicación 

3. Gestión de las actividades

Además de resolver los puntos de comunicación – ya sea a través de las conversaciones por videoconferencia, chat o grupos – es necesario hacer una gerencia de actividades durante el periodo de Home Office.

Es importante contar con soluciones que dejen claro cuál actividad cada miembro del equipo está ejecutando en el momento y cuáles son las próximas acciones prioritarias que deben ser realizadas a lo largo del día o de la semana. Para esta finalidad puedes usar:

#matrix

Para contar con una experiencia que se aproximara a aquella que encontramos en una oficina física, el equipo de Ingeniería y Producto de RD Station desarrolló una herramienta open source llamada #matrix.

Esta funciona como una oficina en línea que permite que las personas visualicen a sus colegas de trabajo e interactúen por medio de salas virtuales.

La herramiena está disponível en plataforma Open Source para empresas que opten por el modelo Home Office. La implementación posee configuraciones sencillas y en apenas dos minutos es posible crear la oficina virtual- Yodo el proyecto está publicado en el GitHub da RD y puede ser ejecutado siguiendo los pasos del archivo README.md.

Matrix Home office

Visual de la #matrix que hace la división de salas virtuales

Trello

Trello es la herramienta más simple posible cuando se trata de gestión de proyectos, pero esa simplicidad esconde un increíble poder organizacional y de gerencia de tareas. Este utiliza el concepto de tableros, donde cada uno puede representar un proyecto o la distribución de la rutina de un equipo.

Dentro de cada tablero, los equipos crean listas que son completadas con tarjetas. Las tarjetas pueden ser atribuidas a miembros específicos del equipo, etiquetados y con plazo de entrega.

Trello Home Office

Trello utiliza la metodología Kanban para hacer la gestión de las actividades

¿Cuál es tu tip de home office?

Esperamos que todos estos consejos te ayuden durante tu periodo de trabajo en Home Office. Quien sabe, cuando la crisis haya pasado, percibas que te gustó y puedas continuar en este modelo. Lo importante ahora es seguir las orientaciones de las organizaciones competentes y superar este momento junto, aún en la distancia.

Nos gustaría reforzar la invitación a que dejes en los comentarios alguna observación sobre tu experiencia con teletrabajo. Puede ser un consejo sobre productividad, organización o incluso algo en la línea personal, como la relación con los hijos que también están sin clases. ¡Estamos juntos!

No dudes en llamar o contactarnos para ampliar la información.  En Internauta estamos para servirte.

 


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